Possiamo mettere fine agli allegati Word

Richard M. Stallman, nell'ormai lontano 2002, ha pubblicato le ragioni per le quali non bisogna inviare mail con allegati in formato .doc (o Word o come dir si voglia). La traduzione in italiano della lettera è qui.

Da quella pagina è possibile raggiungere altre risorse, fra cui le risposte possibili ad una mail che abbia un tale allegato. Tra queste, mi segno la lunga e pacata risposta del reverendo Sylvester (tradotta e leggermente ritoccata da me):

Mi dispiace, ma non sono stato in grado di leggere il tuo allegato. Spero che ti possano risultare utili le righe seguenti.

Mi hai inviato una e-mail con un allegato in formato Microsoft Word, che non è un formato standard di Internet, ma un formato proprietario di Microsoft, protetto in modo che le persone non possano essere sicuri di riuscire a leggerlo in modo corretto a meno che non acquistino i costosi software Microsoft. Se mi avessi mandato il testo all'interno di una semplice e-mail (invece che come un allegato di una e-mail), o come semplice testo TXT, RTF, HTML o PDF, allora io sarei stato in grado di leggerlo.

Distribuire documenti in formato Word non è una buona scelta né per te né per gli altri. Se il destinatario lo apre con una versione di Word diversa da quella con cui l'hai scritto tu, non puoi essere sicuro di come apparirà il tuo documento; alcune persone, inoltre, potrebbero non essere affatto in grado di leggerlo.

Ricevere allegati Word non è cosa positiva per te, perché tali allegati possono trasportare virus (vedi, ad esempio, Viruslist).

Inviare allegati Word non è una buona scelta per te, perché un documento Word include normalmente informazioni nascoste sull'autore, consentendo perciò a tutti coloro che sappiano come fare di curiosare nella vita della persona che l'ha scritto. Una parte di testo che pensi di aver cancellato potrebbe ancora essere presente nel file, benché a te risulti nascosto nella visualizzazione con Word. La persona che legge il documento di Word con un programma diverso, invece, potrebbe essere in grado di vedere tutto. Nel testo a te invisibile, i tuoi allegati potrebbero anche contenere frammenti di documenti su cui stavi lavorando prima di inviare la tua e-mail, e che possono essere visibili ad alcune delle persone che ricevono gli allegati di Word. Per ulteriori informazioni vedi <http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm> (anche qui).

Se qualcuno sta utilizzando una connessione lenta, o sta leggendo le e-mail con il cellulare o il palmare, il tuo messaggio potrebbe non essergli affatto accessibile, se è inviato come un allegato Word; e comunque ci vorrà molto, molto più tempo per scaricarlo di quanto ne occorre se si invia una e-mail semplice: con una connessione wireless potrebbe essere anche molto costoso!

Peggio ancora, l'invio di documenti Word è una scortesia, perché implica che, nel caso in cui il destinatario non possieda il software che stai utilizzando tu, a te non interessi sapere se è o no in grado di leggere ciò che hai scritto. Immagina l'invio di un documento in latino a qualcun altro senza sapere se legge il latino! Se invii a qualcuno un documento Word, l'unico modo in cui il destinatario può essere certo di leggerlo correttamente è quello di uscire e comprare Microsoft Word. Non tutti possono permettersi di farlo, e milioni di individui e organizzazioni utilizzano altri programmi di elaborazione testi perché li preferiscono, o perché sono meno costosi o addirittura gratuiti.

Peraltro, anche ad alcune persone che pure possiedono Word non piace ricevere allegati Word, dal momento che non vogliono ricevere virus.

Spero che sia chiaro che io non sto cercando in alcun modo di rimproverarti, ma solo di condividere con te alcune informazioni che potresti non aver avuto l'opportunità di prendere in considerazione, e che potrebbero esserti utili.

Comunque, nel caso in cui tu pensassi nuovamente di utilizzare allegati Word come metodo di comunicazione, ecco alcune informazioni sulle modalità di invio di e-mail e di allegati affinché chiunque possa leggerli.

Se ciò che è importante nella tua e-mail sono le parole, è sempre, sempre meglio inviare una e-mail in testo semplice. Questo non ti permetterà di usare il corsivo o la sottolineatura, ma sarà leggibile su qualsiasi programma di posta elettronica, su qualunque dispositivo, in qualsiasi parte del mondo. Per fare ciò, digita il tuo messaggio direttamente in una e-mail vuota nel tuo programma di posta elettronica, e controlla che venga inviata una e-mail come testo normale (non HTML o RTF) - la funzione di "Aiuto" del tuo programma di posta elettronica dovrebbe spiegare come è possibile impostarlo per l'invio di e-mail in formato testo. Ci sono convenzioni ormai accettate per enfatizzare parole o distinguere i titoli dei libri. Evidenzia ad esempio alcune parole in questo modo: è *molto* facile. Cita riferimenti bibliografici così: Joseph Heller, _Catch 22_.

Un altro sistema che potrebbe funzionare è quello di comporre il messaggio in Word, poi selezionare e copiare tutto. Apri il tuo programma di posta elettronica, crea una nuova e-mail e incolla il testo nella zona in cui è necessario digitare il tuo messaggio. Questa operazione non è del tutto attendibile, dal momento che le diverse versioni di Word operano in modo leggermente diverso le une dalle altre, e potrebbero essere comunque aggiunti moltissimi invisibili codici di formattazione al tuo indirizzo e-mail (invisibili a te, utilizzando Word; un insieme di caratteri senza senso lunga per chi cerca di leggere con qualche altro programma).

Se hai un documento molto lungo che desideri inviare come allegato, o un documento che le persone non saranno in grado di capire attraverso le sole parole (forse contiene formule complicate o tabelle, oppure *devi* per forza usare grassetto e corsivo), allora hai comunque altri modi di agire, senza sembrar disprezzare coloro che non dispongono di Microsoft Word. Ad esempio puoi convertire il messaggio in altri formati.

HTML : convertire il file in HTML usando Word è semplice. Apri il documento, clicca su "File", quindi "Salva con nome", e nella casella "Salva" nella parte inferiore della finestra, scegli "documento HTML", o "pagina Web". Quindi scegli "Salva". È quindi possibile allegare il nuovo documento HTML invece di un documento di Word. Si noti che nelle sue varie versioni Word cambia in modo un po' incoerente: se vedi nomi di menu un po' diversi, prova a cliccare su ognuna di essi.

RTF : per convertire in testo normale (o RTF, rich text) è quasi lo stesso procedimento: in "Salva come" invece di "documento HTML", scegli "Solo testo" o "documento di testo" (o "RTF" o "Rich Text Format").

PDF : il computer potrebbe anche disporre di un programma per convertire in PDF (o Adobe Acrobat), formato che è stato progettato affinché, quando qualcuno guarda il tuo documento, esso appaia sul suo computer esattamente come appare sul tuo. Seleziona File > Stampa. Scorri l'elenco delle stampanti disponibili e seleziona, se c'è, il convertitore PDF. Quindi clicca sul pulsante "Stampa" e dai un nome al file PDF che verrà generato; quindi allega il file alla tua e-mail. Ci sono alcuni programmi economici, altri anche gratuiti e liberi in grado di produrre PDF: uno, ad esempio, è PDF Creator.

Spero di non averti offeso offrendoti questi consigli. Può essere un po' allarmante apprendere che il modo in cui abbiamo comunicato il nostro messaggio ha comportato mancanza di rispetto per alcune delle persone che ricevono le nostre comunicazioni. Ho pensato, spero correttamente, che avresti comunque preferito che io te ne parlassi.

Se desideri esplorare ulteriormente il problema, questa pagina web potrebbe essere un buon punto di partenza.

(ma anche le altre risposte non sono male...)